職員50〜300名の介護法人が、Excel・紙の人事評価を卒業すべき7つのサイン
更新日：1 日前
人事評価の時期になると、本部の担当者の机に、Excelのファイルと紙の評価シートが積み上がる。事業所ごとに書式が少しずつ違い、締切を過ぎても出てこないシートがある。ようやくそろったころには、もう賞与の支給日が迫っている――。
こんな場面に、心当たりはありませんか。
職員が数十名、事業所が1つか2つのうちは、紙やExcelの人事評価でも十分に回ります。施設長が全員の顔と仕事ぶりを知っていて、評価表は「確認のための記録」で済むからです。
ところが、事業所が3つを超え、職員が50名、100名と増えてくると、話が変わります。評価表を集める、そろえる、見比べる、引き継ぐ。その一つひとつが、同時に回らなくなるのです。
150社以上の福祉施設で、給与の見直しや評価制度、キャリアパス制度の導入を手がけてきた経験から、私たちは、これを「人手が足りない」問題ではなく、運用の仕組みが法人の規模に合わなくなった問題だと考えています。今回は、紙・Excelの人事評価を卒業すべき7つのサインと、卒業の前に決めておきたいことをお伝えします。
この記事でわかること ✓ 紙・Excelの人事評価が限界にきている「7つのサイン」 ✓ 事業所が3つを超えると、評価が回らなくなる理由 ✓ 仕組みを替える前に、法人で決めておく3つのこと |
介護の人事評価をExcel・紙で続けるのが限界、7つのサイン
まず、自法人に当てはまるものがいくつあるか、数えてみてください。
サイン1 評価表が締切までにそろわない
毎回、督促の連絡が必要になり、最後の1枚がそろうまでに何週間もかかる。そろわないあいだ、賞与や昇給の検討は止まったままです。
サイン2 事業所ごとに、評価表の書式が違ってきた
ある事業所は項目を足し、別の事業所は古い版を使い続けている。Excelはコピーして手直しするのが簡単なぶん、気づかないうちに「事業所の数だけ評価表がある」状態になりやすいのです。書式がそろっていなければ、法人全体で比べることはできません。
サイン3 集計と転記に、本部の担当者がかかりきりになる
シートからの転記、計算式の確認、集計表の手直し。評価の中身を考えるより、表を整える時間のほうが長くなっていたら、それはサインです。転記のたびに、入力ミスの心配もついて回ります。
サイン4 去年の評価が、すぐに出てこない
「この職員、去年はどうだったか」を確かめたいとき、どのフォルダのどのファイルか、紙ならどの棚かを探すところから始まる。過去と見比べずに今年の評価をつけていては、職員の成長は見えません。
サイン5 評価者が替わると、評価の経緯がわからなくなる
異動や退職で施設長が替わると、前任者が何を期待し、本人と何を約束したのかが引き継がれない。新しい評価者は、ゼロから職員を見直すことになります。
サイン6 事業所によって、評価の甘い・辛いが目立ってきた
たとえば、ある事業所ではほとんどの職員が5段階で「4」、別の事業所では「3」ばかり。紙やExcelで事業所ごとに管理していると、こうした差に気づくのは、賞与の前に一覧表を並べたときです。気づいたときには、もう調整する時間がありません。
サイン7 評価の結果が、面談や育成に使われていない
集計が終わった時点で力尽き、評価表はファイルに綴じて終わり。結果を本人に返し、次に何を伸ばすかを話すところまで手が回らない。7つの中で、これが一番大きなサインです。
いくつ当てはまりましたか。複数当てはまるなら、運用を見直す時期にきています。
事業所が3つを超えると、なぜ回らなくなるのか
理由は単純です。紙・Excelの人事評価は、「施設長が全員を知っている」「担当者が全部を覚えている」ことを前提にした仕組みだからです。
事業所が1つなら、理事長や施設長が職員一人ひとりの仕事ぶりを直接見ています。評価表が多少そろっていなくても、頭の中で補えます。
しかし事業所が3つを超えると、本部は各事業所の職員の仕事ぶりを直接は知りません。頼れるのは評価表だけです。その評価表の書式がばらばらで、集まるのが遅く、過去と見比べられない。これでは、法人全体の人材の状態をつかむことができません。
しかも、「集める」「そろえる」「引き継ぐ」の問題は、同時に起きます。本部の担当者を1人増やしても、書式のばらつきや、評価者による甘い・辛いは解消しません。
人を増やして乗り切るのではなく、運用の仕組みそのものを変える。それが、紙・Excelからの「卒業」です。
「ツールを替える」ことを目的にしない
ただし、注意してほしいことがあります。
紙・Excelからの卒業というと、すぐにシステム選びの話になりがちです。しかし、評価項目があいまいなまま、運用の決め事がないままシステムに移しても、同じ問題がそのまま画面の中に移るだけです。
卒業の目的は、作業を楽にすることだけではありません。評価の結果を、職員の育成と法人の経営に使えるようにすることです。
評価表がそろい、過去の評価と見比べられ、事業所をまたいで目線をそろえられる。そうなって初めて、「この職員に、次に何を伸ばしてもらうか」を話し合う時間が生まれます。
卒業の前に、法人で決めておく3つのこと
紙からクラウドへ移す前に、次の3つを決めておいてください。
1. 評価項目を、職種ごとに法人で1つにそろえる
事業所ごとの手直しをやめ、法人の評価表を1つにします。あわせて、「積極性」「責任感」のようなあいまいな言葉を、見てわかる行動の言葉に置き換えておきましょう。
2. 誰が、いつ、何をするかを決める
自己評価の期限、一次評価、二次評価、本部での確認、本人との面談。この流れと日程を、法人の年間予定に入れてしまいます。担当と期限が決まっていれば、督促に追われる場面も減らしやすくなります。
3. 評価の結果を、何に使うかを決める
賞与や昇給だけではありません。面談で次の目標を決める、研修の対象者を選ぶ、昇格を判断する材料にする。使い道が決まっていれば、何を記録し、何を引き継ぐべきかもおのずと決まります。
この3つが決まっていれば、どんな仕組みに移すときも迷いません。逆に、ここがあいまいなままでは、どんなシステムを入れても運用は定着しません。
集める時間を、育てる時間に
紙やExcelの評価表は、法人がまだ小さかったころの事業を支えてきた、大切な道具です。ただ、事業所が増えた法人にとっては、法人の成長に追いつけなくなりつつあります。
新年度の評価から運用を変えるなら、検討はいまから始めておきたいところです。
今日やること 1. 本部の担当者と施設長で、7つのサインのうち当てはまるものを数える 2. 事業所ごとに、いま使っている評価表を1枚ずつ並べ、書式の違いを確かめる 3. 「評価の結果を何に使っているか」を、賞与・昇給以外に1つ挙げられるか話し合う |
評価表を集めることに使っていた時間を、職員を育てることに使う。それが、Excel・紙の人事評価を卒業する本当の意味です。
よくある質問
Q. 紙・Excelの人事評価は、いつ見直せばよいですか？
A. 「評価表が締切までにそろわない」「事業所ごとに書式が違う」「評価の結果が面談や育成に使われていない」といったサインが複数当てはまるときです。とくに事業所が3つを超え、本部が職員の仕事ぶりを直接知らなくなると、紙・Excelでは回りにくくなります。
Q. 人事評価をクラウドに移す前に、決めておくことは何ですか？
A. ①評価項目を職種ごとに法人で1つにそろえる、②誰が・いつ・何をするかを決める、③評価の結果を何に使うかを決める、の3つです。ここが決まっていれば、どんな仕組みに移すときも迷いません。
Q. システムを入れれば、人事評価の問題は解決しますか？
A. 評価項目があいまいなまま、運用の決め事がないままシステムに移しても、同じ問題が画面の中に移るだけです。目的は作業を楽にすることだけでなく、評価の結果を職員の育成と法人の経営に使えるようにすることです。
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この記事を書いた私たち 株式会社スターコンサルティンググループ（SCG）は、介護業界で500法人以上を支援してきた、介護経営専門のコンサルティング会社です。 福祉施設150社以上で、給与の見直しや、評価制度・キャリアパス制度・社内資格制度の導入を手がけてきました。 人事制度・評価項目の設計、管理者育成から、稼働率の改善、マーケティング、DXまで、介護経営と人事の両方を支援しています。 |
この記事の著者 糠谷 和弘（ぬかや かずひろ） 株式会社スターコンサルティンググループ 代表取締役 株式会社JTB、株式会社船井総合研究所を経て、介護保険制度が始まった2000年から介護事業の経営支援に携わる。2012年に介護事業に特化したコンサルティング会社を設立。500法人以上の福祉経営を支援し、150社以上の福祉施設で給与の見直し、評価制度・キャリアパス制度・社内資格制度の導入を手がける。講演750回以上、著書累計56,000部。 |
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